Diese Seite informiert darüber, wie rufmacher personenbezogene Daten im Rahmen der postalischen Zufriedenheits- und Bewertungsanfragen verarbeitet.
Rufmacher unterstützt Unternehmen dabei, nach abgeschlossenen Aufträgen postalische Servicebriefe mit der Bitte um freiwilliges Feedback oder eine Bewertung an deren Kundinnen und Kunden zu versenden. Dabei verarbeitet rufmacher personenbezogene Daten nicht zu eigenen Werbezwecken, sondern als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Unternehmens gemäß Art. 28 DSGVO.
1. Rolle von rufmacher
Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten der Endkundinnen und Endkunden bleibt das jeweilige Unternehmen, das rufmacher mit der Durchführung der postalischen Zufriedenheits- und Bewertungsanfrage beauftragt hat.
Rufmacher verarbeitet die übermittelten Daten ausschließlich zur Durchführung der beauftragten Dienstleistung und nur im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen mit dem jeweiligen Auftraggeber.
Mit den Auftraggebern wird ein Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Darin werden insbesondere Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die verarbeiteten Datenarten, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, Lösch- und Aufbewahrungsregelungen sowie der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern geregelt.
2. Verarbeitete Daten
Je nach Beauftragung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Name und postalische Anschrift der Endkundin oder des Endkunden
zur Durchführung der Anfrage erforderliche Auftrags- und Steuerungsinformationen
Informationen zur versendeten Briefvariante, zum Versandzeitpunkt und zum Versandstatus
technische und statistische Erfolgswerte, etwa zur Nutzung bereitgestellter Rückmelde- oder Bewertungsmöglichkeiten sowie zur Anzahl eingegangener Rückmeldungen oder Bewertungen
Sperr- bzw. Steuerungsinformationen zur Vermeidung mehrfacher postalischer Bewertungsanfragen
Es werden nur solche Daten verarbeitet, die für Erstellung, Steuerung, Druck, Versand, Qualitätssicherung und Erfolgsmessung der postalischen Zufriedenheits- und Bewertungsanfrage erforderlich sind.
3. Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung postalischer Zufriedenheits- und Bewertungsanfragen im Auftrag des jeweiligen Unternehmens. Dazu gehören insbesondere Vorbereitung, Steuerung, Erstellung, Druck und Versand der postalischen Anfrage sowie Qualitätssicherung, Fehlerkontrolle, Erfolgsmessung und Reporting gegenüber dem jeweiligen Auftraggeber.
Eine Nutzung der Endkundendaten für eigene Werbung von rufmacher findet nicht statt.
4. Steuerung und Erfolgsmessung
Zur korrekten Durchführung und Verbesserung der Dienstleistung können erforderliche Steuerungs- und Statistikdaten verarbeitet werden. Dies dient insbesondere dazu, den Versand zu steuern, mehrfache postalische Bewertungsanfragen im Auftrag desselben Unternehmens zu vermeiden, die Wirksamkeit der postalischen Anfragen in statistischer Form auszuwerten und dem jeweiligen Auftraggeber Ergebnisse bereitzustellen.
Soweit möglich, erfolgen statistische Auswertungen aggregiert. Eine Nutzung dieser Informationen zur eigenen werblichen Ansprache von Endkundinnen und Endkunden durch rufmacher oder zur freien Zusammenführung von Endkundendaten verschiedener Auftraggeber findet nicht statt.
5. Unterauftragsverarbeiter und Drittlandbezug
Für die technische Bereitstellung, Automatisierung, Verarbeitung, Erstellung, den Druck und Versand der postalischen Anfragen kann rufmacher sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Dazu können insbesondere Anbieter aus den Bereichen CRM-/Workflow-Automation, Schnittstellen-/Automatisierungsdienste, Hosting, IT-Infrastruktur, Druck und Versand gehören.
Unterauftragsverarbeiter werden vertraglich zur Vertraulichkeit, Datensicherheit und weisungsgebundenen Verarbeitung verpflichtet. Soweit hierbei eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfindet, erfolgt dies nach Maßgabe der jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Voraussetzungen und Schutzmaßnahmen.
Informationen zu den konkret eingesetzten Unterauftragsverarbeitern und etwaigen Drittlandbezügen werden den Auftraggebern im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bzw. der Vertragsunterlagen bereitgestellt.
6. Löschung und Speicherdauer
Personenbezogene Klartextdaten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für die Durchführung der beauftragten Dienstleistung, Qualitätssicherung, Fehlerkorrektur, Rückfragen, vertraglich vereinbarte Kontrollzwecke und die vereinbarten Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.
Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht oder, soweit möglich, durch minimierte Steuerungs- und Statistikwerte ersetzt. Sperr- und Steuerungsinformationen können im Auftrag des jeweiligen Auftraggebers länger gespeichert werden, soweit dies erforderlich ist, um mehrfache postalische Bewertungsanfragen zu vermeiden oder Widersprüche dauerhaft zu beachten.
Aggregierte Statistiken ohne Personenbezug können langfristig gespeichert werden, um die Wirksamkeit der Dienstleistung über längere Zeiträume zu vergleichen und zu verbessern.
7. Datensicherheit
Rufmacher trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die im Auftrag verarbeiteten Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere Maßnahmen zur Zugriffsbeschränkung, Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und sicheren Verarbeitung durch eingesetzte Dienstleister.
8. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können ihre Datenschutzrechte, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch, grundsätzlich gegenüber dem Unternehmen geltend machen, das rufmacher mit der postalischen Zufriedenheits- und Bewertungsanfrage beauftragt hat.
Rufmacher unterstützt den jeweiligen Auftraggeber im Rahmen der Auftragsverarbeitung bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen.
9. Kontakt
Bei Fragen zur Auftragsverarbeitung durch rufmacher können sich Auftraggeber und betroffene Personen an rufmacher wenden:
rufmacher An der Hansenkoppel 9 24376 Hasselberg E-Mail: [email protected]
