Datenschutz
Datenschutzerklärung (Privacy Policy)
Stand: 03/03/2026
1. Überblick
rufmacher („wir“) informiert Sie nach Art. 13 DSGVO darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website www.rufmacher.de besuchen, mit uns kommunizieren oder als Kunde unser Kundenportal nutzen.
Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Verarbeitungen, bei denen wir im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) personenbezogene Daten Ihrer Endkunden ausschließlich weisungsgebunden verarbeiten (siehe Abschnitt 3).
2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:
rufmacher
Inhaber:
📍 Schloßstraße 21/1, 88353 Kißlegg
📧 E-Mail: [email protected]
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt.
3. Abgrenzung: Auftragsverarbeitung (Daten Ihrer Endkunden)
Wichtiger Hinweis für unsere B2B-Kunden:
Sofern Sie im Rahmen unserer Leistungen personenbezogene Daten Ihrer Endkunden in unsere Systeme übermitteln oder übermitteln lassen (z. B. via Schnittstellen/automatisierte Datenübergaben), verarbeiten wir diese Daten ausschließlich als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Verarbeitung bleibt stets Sie als unser Kunde.
Die Verarbeitung dieser Endkundendaten ist nicht Gegenstand dieser öffentlichen Datenschutzerklärung, sondern wird abschließend im zwischen uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) (inkl. Unterauftragnehmer/Subunternehmer) geregelt.
Endkunden unserer B2B-Kunden: Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte (Art. 15–22 DSGVO) an das jeweilige Unternehmen als Verantwortlichen. Sollten Endkunden sich dennoch an uns wenden, leiten wir das Anliegen – soweit zulässig – an den Verantwortlichen weiter und unterstützen diesen gemäß AVV.
4. Welche Daten wir erheben
Wenn Sie als Website-Besucher, Interessent oder B2B-Kunde mit rufmacher interagieren, erheben wir folgende Daten:
a. Daten, die Sie uns aktiv bereitstellen
Account- & Vertragsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname und Rechnungsadresse.
Zahlungsinformationen: Transaktionsdaten zur Abrechnung. (Hinweis: Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten auf unseren Servern. Die Verarbeitung erfolgt direkt über unsere zertifizierten Zahlungsanbieter).
Kommunikationsdaten: Inhalte von E-Mails, Support-Anfragen oder Terminen, die Sie mit uns führen.
b. Daten, die wir automatisch erheben
Nutzungsdaten: Technische Nutzungsdaten, die zur Auslieferung und Sicherheit der Website erforderlich sind (insb. im Rahmen von Server-Logdaten). Darüber hinausgehende Nutzungs- und Analysedaten verarbeiten wir nur, sofern Sie über das Consent-Banner eingewilligt haben.
Geräteinformationen: Browsertyp, IP-Adresse, Betriebssystem und Zugriffszeiten.
Cookies & optionale Technologien: Der Einsatz optionaler Cookies/Technologien (z. B. Analyse, Marketing, externe Inhalte) erfolgt nur nach Einwilligung; Details hierzu finden Sie im Abschnitt „Cookies“ sowie im Consent-Banner.
Server-Logdaten bei Website-Aufruf: Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technisch erforderliche Daten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite/Datei, Referrer-URL, Browser/OS, Statuscodes), um die Website auszuliefern, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb).
Speicherdauer: Die Speicherdauer hängt von der Art der Protokolldaten ab und wird durch unseren Plattform-/Hosting-Anbieter vorgegeben. GoHighLevel/HighLevel weist darauf hin, dass die Aufbewahrungsdauer von Logs von der Art der protokollierten Daten abhängt. Logdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Abwehr/Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Audit-Logs innerhalb der HighLevel-Plattform (Änderungs-/Aktivitätsprotokolle) sind nach HighLevel-Dokumentation typischerweise für 60 Tage verfügbar und werden anschließend gelöscht.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen, der Kundenverwaltung und Zahlungsabwicklung.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Zur Optimierung unserer Plattform, Gewährleistung der IT-Sicherheit und zur Verhinderung von Betrug.
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (z. B. für Marketing-Zwecke oder bestimmte Cookies). Diese kann jederzeit widerrufen werden.
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Vorgaben nach HGB/AO).
Pflicht zur Bereitstellung: Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für die Nutzung des Kundenportals/den Vertragsschluss sind bestimmte Angaben (z. B. Kontakt- und Abrechnungsdaten) jedoch erforderlich; ohne diese ist eine Registrierung/Leistungserbringung bzw. Abrechnung nicht möglich.
6. Cookies und Tracking-Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien.
Endgerätezugriff (Speichern/Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät) erfolgt nach § 25 TDDDG:
Technisch notwendige Cookies/Technologien: § 25 Abs. 2 TDDDG (kein Einwilligungs-Erfordernis).
Optionale Cookies/Technologien (z. B. Analyse, Marketing, externe Inhalte): § 25 Abs. 1 TDDDG nur mit Einwilligung.
Soweit im Rahmen dieser Technologien personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nach Art. 6 DSGVO:
technisch notwendig: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb) bzw. lit. b (Bereitstellung angefragter Funktionen),
optional: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Die jeweils eingesetzten optionalen Dienste/Anbieter sowie Speicherdauern sind im Consent-Banner und den dortigen Detail-Einstellungen transparent aufgeführt. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über das Consent-Banner widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
7. Drittanbieter und Datentransfer
Drittanbieter / Empfänger-Kategorien
Zur Bereitstellung von Website und Kundenportal sowie zur Zahlungsabwicklung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein (z. B. Hosting/Plattformbetrieb, CDN/Sicherheitsdienste, Zahlungsdienstleister, Support- und Kommunikationsdienstleister, Steuer-/Buchhaltungsdienstleister).
Drittlandtransfers (insb. USA): Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Anbieter stützen wir uns insbesondere auf:
einen Angemessenheitsbeschluss (z. B. Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework (DPF)) oder
EU-Standardvertragsklauseln (SCC) sowie ggf. ergänzende Maßnahmen.
Ein Angemessenheitsbeschluss (z. B. DPF) gilt jeweils nur für Anbieter, die unter dem entsprechenden Programm zertifiziert/gelistet sind; andernfalls verwenden wir insbesondere Standardvertragsklauseln (SCC) und ggf. ergänzende Maßnahmen.
Informationen zu den geeigneten Garantien können Sie unter [email protected] anfordern.
Konkret eingesetzte Kernanbieter:
- GoHighLevel / HighLevel Inc. & LeadConnector LLC (USA): Bereitstellung der Kern-Infrastruktur (CRM, Portal und Hosting).
- Cloudflare, Inc. (USA): Website-Sicherheit und Performance-Optimierung (CDN).
- Stripe: Zahlungsabwicklung.
- PayPal: Zahlungsabwicklung (i. d. R. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.).
Hinweis: Zahlungsdienstleister verarbeiten bestimmte Daten (z. B. Zahlungs- und Transaktionsdaten) teilweise als eigenständige Verantwortliche nach deren Datenschutzinformationen.
(Hinweis: Unterauftragnehmer, die wir im Rahmen der Auftragsverarbeitung für Endkundendaten unserer B2B-Kunden einsetzen, werden unseren Vertragskunden im AVV (Anlage Unterauftragnehmer) transparent offengelegt.)
8. Schutz vor Spam und Missbrauch
Zum Schutz unserer Formulare vor Spam und automatisiertem Missbrauch setzen wir Google reCAPTCHA v3 ein (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; ggf. Übermittlung an Google LLC, USA). Dabei werden u. a. IP-Adresse, Geräte-/Browserdaten sowie Interaktionsdaten verarbeitet, um automatisierte Eingaben zu erkennen.
Endgerätezugriff (z. B. Cookies/ähnliche Technologien) erfolgt – soweit erforderlich – nur nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich).
Wenn Sie nicht einwilligen, können Sie uns alternativ jederzeit über [email protected] kontaktieren.
Es kann zu einer Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) kommen. Die Nutzung von reCAPTCHA unterliegt der Datenschutzerklärung und den Nutzungsbedingungen von Google.
Automatisierte Entscheidungen: Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet grundsätzlich nicht statt. reCAPTCHA bewertet Interaktionen automatisiert zur Spam-Abwehr; dies entfaltet jedoch keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigt Sie nicht in vergleichbarer Weise.
9. Ihre Rechte nach der DSGVO
Als betroffene Person im EU-/DACH-Raum haben Sie jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:
Auskunftsrecht (Art. 15): Sie können eine Kopie der von uns gespeicherten Daten anfordern.
Recht auf Berichtigung (Art. 16): Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Recht auf Löschung / "Vergessenwerden" (Art. 17): Löschung Ihrer Daten unter bestimmten Bedingungen.
Recht auf Einschränkung (Art. 18): Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Herausgabe Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format.
Widerspruchsrecht (Art. 21): Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (z. B. Direktmarketing).
Beschwerderecht (Art. 77): Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].
10. Speicherdauer und Datenlöschung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist.
Nutzer-Accounts: Nach Kündigung Ihres Vertrages sperren wir den Zugang; Daten werden nach 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Abrechnungs-/Steuerrecht) oder die Abwehr/Durchsetzung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung erfordern.
Gesetzliche Fristen: Vertrags- und Rechnungsdaten müssen wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen für i. d. R. 6 bis 10 Jahre revisionssicher speichern.
11. Datensicherheit
Wir setzen weitreichende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dazu gehören unter anderem:
- SSL/TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung.
- Zugriffskontrollen und Mehr-Faktor-Authentifizierung für interne Systeme.
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen unserer Cloud-Infrastruktur.
- Absolute Sicherheit im Internet kann jedoch nie garantiert werden.
12. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder neue technische Funktionen anzupassen. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu prüfen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir unsere aktiven Vertragskunden per E-Mail informieren.
13. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter:
rufmacher
📍
📧 E-Mail: [email protected]
Build Your Practice With
Confidence
Your Co-Pilot to build a sustainable hypnotherapy practice.
With easy-to-use software, clear strategy, and personal support.
Trusted by hypnotherapists from all over the world.
Feeling overwhelmed?
Meet HypnoPilot.
What is HypnoPilot
A complete system to build and run your practice
HypnoPilot combines easy-to-use software, clear strategy, and personal support.
Together, these create structure, direction, and stability for your hypnotherapy practice.
Marketing Strategy
You work within a structured strategy system that adapts to each stage of your practice. Clarifying what matters most, why it matters, and when to focus on it.
Easy-to-use Software
A central system that brings client management, session notes, scheduling, and marketing into one place. Saving you time and mental energy.
Personal Support
You are supported by real people who guide you through each step. So you never feel left alone or unsure how to continue.
Just starting out?
Start the right way with easy booking and client management.
Implement strategies to get your first clients. Lay the foundation.
Clear Strategy
Get more clients
Great software alone will not get you more clients. This is why every tool is built on our proven marketing strategy. And we do not believe in a one-fits-all approach.
Based on the stage of your practice and your personality type, you will find a clear, easy-to-follow next step, so getting new clients becomes actionable and predictable.
We show you what to do and how to approach it, but the results come from taking the steps consistently over time.
Personal Services
Done with you, or for you
From building your website to optimising your Google Business profile, we take care of important parts of your setup so you can stay focused on your practice.
You are never left alone with decisions or tools.
Whether through guided coaching or done-for-you services, we make sure everything works together and supports your long-term goals.
Easy Tools
Simple software
With a clear foundation in place, daily work becomes simpler, efficient and more predictable. Your practice feels organised, professional, and easier to manage.
These small daily changes add up to long-term stability. This approach creates a foundation your practice can rely on. Now and in the years ahead.
Client Management
Keep track of clients, notes and conversations.
Appointments
are booked and confirmed clearly.
Reminders
Fewer no-shows and last-minute confusion.
Automate Recurring Tasks
Less time spent on admin and organisation.
The Solution
Two paths to support you
right where you are
Wheter you need a clear, focused starting point or are ready to build a full, long-term setup. HypnoPilot offers two clear paths. Start, where it feels right.
The Starter-Kit
Laying the Foundation
A guided starting setup for hypnotherapists who want to build their practice without guessing or overcomplicating things.
Foundation is for those at the beginning of building a hypnotherapy practice who want a clear path instead of random tools, advice, or marketing ideas. It focuses on the basics that create stability first, whether you are building alongside other commitments or moving toward full-time work.
HypnoPilot system included: contacts, session notes, and client communication in one place
A reduced setup that is easy to understand now and can grow with you later
A guided 4-week start with one call per week and clear next steps in between
Set up a clear and credible online presence with Google Business and an optional website setup available
A first-client strategy focused on trust, reviews, and word of mouth
Foundation is guided and practical. It still requires time and focus. Results come from applying the steps consistently. The software is intentionally reduced, so you can understand it easily and grow into more features later when you are ready.
Use the demo to ask questions and see whether Foundation fits your situation.
Your Practice is already up and running
The Growth Package
Growth is for those who are already working with a steady flow of clients and want a setup that does more of the heavy lifting for them. It combines our full Simplify strategy package to get more cliens reliably and the complete HypnoPilot software system that saves time and supports a growing workload.
Full HypnoPilot system included, covering organisation, invoicing, and automations
Save time and reduce no-shows with built-in reminders, confirmations, and follow-ups
A guided 3-month start with 10 live calls, plus 2 one-on-one focus calls
Clear marketing direction so you know what to improve next and why
Ongoing check-ins so you are supported beyond the guided phase
Growth is guided and practical. It requires time and focused effort. Progress comes from applying the system consistently.
Use the demo to talk through your current situation and see whether Growth fits where you want to go next.
Your next steps
How it works
1. Book a demo call
You start by booking a one-on-one demo call with us.
In this call, we talk about your situation, your goals, and where you are right now. We explain what to expect, answer your questions, and show you the software so everything feels concrete. The goal is to see which starting point fits your situation best, without pressure.
2. Guided start with clear structure
Your work with HypnoPilot begins with a guided start, where strategy comes first.
This happens in one focused live call per week, for one month.
through weekly live calls, alongside others who are starting at a similar time. There is a clear beginning and a clear end, so you always know what you are working toward.
This happens through weekly live calls, alongside others who are starting at a similar time. There is a clear beginning and a clear end, so you always know what you are working toward.
Foundation
1 month with 4 guided calls once per week
Growth
3 months with 10 guided calls once per week
Foundation also includes 2 one-on-one focus calls you can book to talk through your individual situation, challenges, and next step
Clear Strategy
3. Apply with guidance
During this phase, you start applying what you learn at your own pace.
The software supports the strategy by keeping everything in one place and reducing manual work, while the guidance helps you focus on what matters now, not everything at once.
Clear Strategy
4. Ongoing support
After the guided start is complete, you are not on your own.
Both offers include regular check-ins and continued guidance as you move forward.
This means you always know where to go with questions, decisions, or next steps, even after the main strategy phase is done.
Just starting out?
Foundation
A guided starting point that helps you set up the basics, bring order into your work, and take the first realistic steps toward building your practice.
Ready to reach the next level?
Growth
A complete system for developing your practice further, combining clear strategy, time-saving automation, and personal guidance as you grow.
Reviews
Don't take it from us
Here is what our clients say about us
"HypnoPilot transformed the way I run my business. I'm getting new clients every week."
- Elke Scheerlinck, Hypnoville
"HypnoPilot transformed the way I run my business. I'm closing deals every week on autopilot "
- Melanie Gobourne, Honest Courage
$1,949+
Monthly savings
30+
Software platforms replaced
20%
Average increase in sales conversions
Get Started
Start with a conversation
Book a one-on-one demo to talk, ask questions, and see whether HypnoPilot is a good fit for you.
The Goal
Building your practice with intention.
With the right structure and system in place, each step has a clear purpose and supports steady progress.
You want to focus time and energy on what really matters
You want guidance instead of figuring everything out alone
You want a clear direction you can trust
